Polityka ochrony danych osobowych

Polityka ochrony danych osobowych

Separator Service sp. z o.o.

Data aktualizacji: 6 października 2026 r.

1. Wprowadzenie

Separator Service sp. z o.o. przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), przepisami krajowymi, zasadami określonymi w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych P.23 oraz dokumentami systemowymi obowiązującymi w Spółce i Grupie SAUR.

Niniejsza Polityka przedstawia zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Separator Service sp. z o.o., klientów, kontrahentów, kandydatów do pracy oraz innych osób kontaktujących się ze Spółką. Uzupełnia ona wewnętrzną Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych P.23 wraz z jej załącznikami oraz pozostałe dokumenty tworzące w Spółce System Zarządzania Ochroną Danych Osobowych.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Separator Service spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Marynarska 15
02-674 Warszawa
KRS: 0000077831
NIP: 9511022183
REGON: 011598888

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Pełnomocnikiem ds. Danych Osobowych za pośrednictwem adresu: rodo@separator.pl.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

·         udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytania,

·         realizacji umów i świadczenia usług,

·         prowadzenia korespondencji biznesowej,

·         obsługi klientów i kontrahentów,

·         realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,

·         prowadzenia procesów rekrutacyjnych,

·         dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

·         zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych,

·         prowadzenia analiz i statystyk związanych z funkcjonowaniem strony internetowej.

Przetwarzanie odbywa się na podstawach określonych w art. 6 ust. 1 RODO, odpowiednio:

·         zgody osoby, której dane dotyczą,

·         wykonania umowy lub działań przed zawarciem umowy,

·         obowiązków prawnych Administratora,

·         prawnie uzasadnionych interesów Administratora.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

·         podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w szczególności dostawcom usług IT, hostingu, obsługi prawnej, księgowej, audytorskiej, pocztowej, kurierskiej i archiwizacyjnej,

·         podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa,

·         bankom, ubezpieczycielom, operatorom płatności oraz innym podmiotom uczestniczącym w realizacji usług,

·         spółkom należącym do Grupy SAUR, jeżeli jest to niezbędne do realizacji wspólnych procesów biznesowych.

W ramach współpracy w Grupie SAUR dane mogą być przekazywane pomiędzy podmiotami grupy na podstawie obowiązującej wewnątrzgrupowej umowy dotyczącej ochrony danych osobowych (IDPA). W zależności od celu przetwarzania podmioty te mogą działać jako administratorzy danych, współadministratorzy lub podmioty przetwarzające.

5. Współadministracja i przetwarzanie danych w Grupie SAUR

W zakresie wybranych procesów korporacyjnych, takich jak:

·         centralne zarządzanie zasobami ludzkimi,

·         zarządzanie systemami informatycznymi,

·         cyberbezpieczeństwo,

·         raportowanie grupowe,

·         zarządzanie zgodnością i audytem,

dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty należące do Grupy SAUR, w tym przez SAUR SAS z siedzibą we Francji, jako niezależnego administratora, współadministratora lub podmiot przetwarzający, zależnie od charakteru danego procesu. Zasady takiego przetwarzania zostały uregulowane wewnętrzną umową IDPA obowiązującą w Grupie SAUR.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

W przypadku korzystania z globalnych systemów informatycznych, usług chmurowych lub współpracy prowadzonej w ramach Grupy SAUR może dochodzić do przekazywania danych poza EOG. W takim przypadku Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich środków ochrony wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub innych mechanizmów przewidzianych w art. 44-49 RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub uzasadnionych interesów Administratora.

W szczególności:

·         dane związane z umowami są przechowywane przez okres realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń,

·         dane księgowe przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,

·         dane kandydatów do pracy przez okres prowadzenia rekrutacji lub dłużej, jeżeli wyrażono odpowiednią zgodę,

·         dokumentacja pracownicza przez okres wymagany przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, w przypadkach określonych w RODO, przysługuje prawo do:

·         dostępu do danych,

·         sprostowania danych,

·         usunięcia danych,

·         ograniczenia przetwarzania,

·         przenoszenia danych,

·         wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

·         cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,

·         wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych

Separator Service sp. z o.o. stosuje środki organizacyjne i techniczne zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych, zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Danych Osobowych P.23, wynikami analiz ryzyka oraz wymaganiami Grupy SAUR.

Spółka:

·         stosuje zasadę poufności, integralności i dostępności danych,

·         realizuje wymagania Privacy by Design oraz Privacy by Default,

·         prowadzi ocenę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych,

·         przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), gdy wymagają tego przepisy lub charakter operacji przetwarzania,

·         monitoruje bezpieczeństwo systemów informatycznych,

·         wdraża procedury zarządzania incydentami i naruszeniami ochrony danych osobowych.

 

10. Pliki cookies

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu:

·         zapewnienia prawidłowego działania serwisu,

·         zapamiętywania preferencji użytkownika,

·         zapewnienia bezpieczeństwa,

·         prowadzenia statystyk odwiedzin i analiz ruchu.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej oraz mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie, jeżeli został wdrożony.

11. Kontakt

Separator Service sp. z o.o.
ul. Marynarska 15, 02-674 Warszawa
e-mail: rodo@separator.pl
tel.: +48 785 000 220